blog sobre computadores workstations, desktops e servidores

Blog

Voltar

Como utilizar a tecnologia para administração do tempo no trabalho?

Tecnologia

- 23/06/2018

Para muitos profissionais, pode ser difícil alcançar os objetivos diários no trabalho, pois vivem atolados em tarefas administrativas e operacionais. O problema, na maioria dos casos, está na falta de uma boa administração do tempo. Mas não se preocupe. Essa é uma habilidade que não precisa ser necessariamente desenvolvida.

Hoje, existem aplicativos e softwares que ajudam as pessoas a organizarem melhor suas obrigações, definir prioridades e abandonar hábitos que prejudicam a produtividade. Você pode delegar e automatizar muitas tarefas operacionais e ganhar tempo para se dedicar mais ao alcance das metas. Ainda não sabia disso? Descubra agora como usar a tecnologia a seu favor!

Adote um aplicativo de gerenciamento de projetos

Você já conhece o Trello? Com uma boa interface visual e facilidade de uso, a ferramenta entrega um alto nível de gerenciamento para as atividades e projetos. O Trello usa um formato de organização das tarefas baseado em cartões (quadro Kanban) visualmente fácil de entender e controlar.

Cada cartão criado representa uma tarefa específica, podendo ter e-mails e arquivos adicionados para agilizar os contatos e acesso aos documentos úteis. Usar o Trello pode ser importante para delegar tarefas e ter total controle sobre elas. Isso porque os usuários podem movê-las entre as colunas designadas: “Pendente”, “Em andamento”, “Entregue”, “Em revisão” e “Concluído”.

Os integrantes da equipe podem se comunicar dentro da própria plataforma, centralizando os processos, as mensagens e outras atividades em um único local.

Utilize um identificador de e-mails

O e-mail, apesar de ser uma ótima ferramenta de comunicação, precisa ser usado com sabedoria. Caso contrário, será um dos maiores tomadores de tempo no trabalho. Comece configurando o seu e-mail para impedir que promoções, spam e outras mensagens indesejáveis e nada produtivas cheguem à sua caixa de entrada.

Depois, use as ferramentas disponíveis para classificar os remetentes e assuntos por nível de prioridade. Na sequência, crie uma mensagem de resposta automática para os e-mails que receber. Você pode escrever, por exemplo: “Recebi a sua mensagem e retorno assim que possível”.

Por fim, adote um aplicativo de gerenciamento de e-mail, como o Sanebox, para facilitar as coisas. Com ele, cada e-mail que você recebe pode ser enquadrado dentro de uma categoria específica, dando uma visão geral sobre o que é mais urgente, o que pode esperar algumas horas, o que pode ser resolvido no dia seguinte e assim por diante. Isso deve ajudar você a aproveitar melhor o tempo de produtividade.

Use um aplicativo de apoio

Se você procurar na internet, encontrará uma vasta lista de aplicativos para o gerenciamento de tarefas. O Google Keep, por exemplo, permite que você crie notas e lembretes, em formato de lista, organizando-os por ordem cronológica e podendo ser compartilhados por vários dispositivos.

Se você já usa o Google Drive e outras recursos do buscador na nuvem, ele pode ajudar bastante. A ferramenta não é rica em opções de configurações e funcionalidades, mas a interface é fácil de usar e, quando combinada com outros aplicativos, pode gerar uma boa economia de tempo para os usuários.

Monte um computador específico para o trabalho

Muitas empresas ignoram essa estratégia acreditando que o computador não importa tanto. O problema é que, uma máquina inadequada para as tarefas gera lentidões e queda de sistemas frequentes, prejudicando severamente a velocidade e qualidade dos trabalhos. Se montar um computador ideal, o investimento não será tão alto quanto pensa e o desempenho entregue proporcionará um retorno rápido e satisfatório.

Quando se trata de melhorar suas habilidades de administração do tempo, a tecnologia se torna uma grande aliada. Então pare de se distrair ou se sobrecarregar com tarefas que podem ser automatizadas. Em vez disso, aproveite o poder da tecnologia a seu favor e deixe que ela faça parte do trabalho por você.

Gostou das dicas? Assine a nossa newsletter agora mesmo e mantenha-se sempre atualizado!