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Ferramentas de gestão empresarial: como escolher a mais eficaz?

Tecnologia

- 19/03/2018

 

Pensando em obter bons resultados para a companhia, muitos gestores cometem o erro de não saberem como escolher uma ferramenta de gestão empresarial ideal para as suas atividades.

A falta de planejamento pode não apenas resultar em mais atrasos, como a dificuldade de alinhar o processo com o real problema da empresa, gerando custos nos processos.

Por esse motivo, você deve fazer não apenas um diagnóstico, como preparar e entender como a ferramenta pode ajudar o seu empreendimento.

Quer saber mais detalhes? Veja o nosso artigo antes de adquirir uma ferramenta!

Faça um diagnóstico

Um grande erro, que os empreendedores cometem, é a pressa em buscar a ferramenta ideal para a sua gestão. A exigência pelos resultados rápidos faz com que os gestores procurem a solução antes mesmo de saber exatamente por quais dificuldades a sua empresa está lidando no momento. Dessa forma, as chances de o método não trazer o resultado esperado são maiores.

Para solucionar a questão, você precisa realizar um diagnóstico prévio em sua companhia, buscando dentro dos setores quais as dificuldades encontradas pelas equipes. Ao listar quais processos precisam ser melhorados, seja na comunicação com o cliente, seja nas dificuldades encontradas no setor de marketing, você pode começar a buscar pelas ferramentas disponíveis no mercado.

Ajuste a ferramenta às necessidades

Outro erro comum entre os gestores é a escolha da ferramenta pela afinidade em suas funções. Ao descobrir uma nova plataforma, é natural que o empresário procure aproveitar as suas características para solucionar o seu problema.

Por exemplo, imagine uma empresa que possui o problema na qualidade do atendimento ao cliente. Ao conhecer a ferramenta “Ciclo de Vida do Produto”, o empreendedor procura uma forma de aproveitar as técnicas para aumentar o número de vendas, ignorando a real dificuldade.

Para obter melhores resultados, o empresário tem a obrigação de preparar a sua equipe para trabalhar de acordo com a nova metodologia.

Invista na comunicação interna

Mesmo com o alto investimento na plataforma, você deve contar com toda a equipe alinhada com os novos processos para obter os resultados esperados. A implantação de uma nova ferramenta pode trazer desconforto para os colaboradores.

Para facilitar a transição para a nova metodologia, o gestor tem a responsabilidade de investir também em treinamentos e capacitações para alinhar as equipes as novas formas de trabalho.

Parametrize os processos

Após a instalação do novo sistema, é importante ficar atento aos resultados obtidos em sua execução. Para saber se está obtendo sucesso, o empreendedor deve saber se o trabalho está realmente trazendo uma melhora na qualidade ou produtividade do serviço.

Outra forma de parametrizar é saber como está o retorno financeiro da empresa. Depois de verificar se as atividades têm apresentado uma melhora na qualidade, verifique se o retorno financeiro corresponde ao estimado, no momento de investir na plataforma.

Veja os benefícios

Com a ajuda das ferramentas, é natural que a sua equipe precise se adequar a organização de processos aos novos métodos de trabalho. Ao aplicar estratégias de um método, os colaboradores podem encontrar melhorar ainda mais a produtividade nas atividades.

Outro benefício adquirido pelo processo é na melhora da qualidade. Não apenas nas atividades, como na entrega do resultado para o cliente. Como algumas metodologias exigem a revisão constante, com a ferramenta PDCA, por exemplo (como abordaremos neste artigo), é natural que os erros sejam encontrados e tratados durante o processo.

Use a ferramentas para priorizar a organização de processos

As ferramentas têm como objetivo potencializar a organização de processos, ao aplicar as estratégias de um método, os colaboradores podem melhorar ainda mais a produtividade em suas atividades.

Melhore a qualidade dos serviços

Com um melhor rendimento nas atividades, ao aplicar o método escolhido, é natural que o trabalho tenha mais qualidade, um ponto importante para oferecer um serviço de melhor qualidade para o cliente.

Veja alguns exemplos

Agora que sabemos quais os pontos devem ser considerados antes de adquirir uma ferramenta, veja abaixo alguns exemplos que podem beneficiar a sua companhia:

Análise SWOT

Uma das ferramentas mais populares entre os gestores. O seu uso permite que a corporação tenha uma visão detalhada de todos os processos da companhia.

A sua sigla se divide nas seguintes funcionalidades:

  • S (Strengths): força, características internas, que você tem controle, dentro da empresa. É o diferencial da sua companhia, que garante grande destaque diante da concorrência. Por exemplo a capacidade de ter o melhor atendimento ao cliente
  • W (Weaknessses): são as fraquezas internas, que estão sob seu controle, dentro do empreendimento, onde você tem controle, ou seja, são pontos que devem ser analisados para melhorar o setor. Como exemplo podemos citar as campanhas de Marketing para o novo produto, que não têm surtido efeito nas vendas.
  • O (Opportunities): as oportunidades, diferente das anteriores, você não possui controle e por esse motivo, você pode aproveitar algum fator externo para tirar proveito e garantir a relevância no mercado. Por exemplo, por conta do grande número de desempregados, uma companhia de software pode lançar um serviço que incentive o trabalho independente. Para ajudar na divulgação, a companhia lança o programa que ajuda a as pessoas a divulgarem seus serviços, na troca de uma pequena porcentagem da tarefa.
  • T (Threats): as ameaças são situações que também fogem do seu controle, e podem representar um perigo para o seu negócio. Continuando o exemplo, apesar da ideia ser interessante, a exigência pela regularização dos profissionais cadastrados em sua plataforma pode dificultar o crescimento do software.

Ciclo PDCA

O ciclo é uma das ferramentas mais antigas no mercado. O seu uso tem como princípio buscar a melhora contínua do produto ou serviço.

A sigla se divide nos seguintes passos:

  • Plan (planejar): É o momento onde a equipe realiza um brainstorming de ideias ou problemas que estão ocorrendo dentro da organização.
  • Do (executar): Nessa etapa, o gestor deve, junto com a sua equipe, executar as tarefas geradas pelo passo anterior.
  • Check (verificar): Para verificar o andamento dos processos, o responsável busca realizar reuniões de acompanhamento durante a execução de tarefas. A etapa tem como objetivo analisar e fazer pequenas melhorias dentro do processo.
  • Act (padronização): Após a etapa de verificação, procure analisar quais os pontos devem ser melhorados e quais garantiram uma melhora no processo. Para garantir a evolução, é necessário voltar a etapa de planejamento com o novo aprendizado desse ciclo e, em sequência, repetir o processo até obter o resultado esperado.

Ciclo de vida do produto

Com o lançamento de um novo produto no mercado, as empresas podem cometer o erro de não acompanhar o seu desempenho, principalmente diante da concorrência, trazendo o risco do produto se tornar defasado rapidamente.

O método serve tanto para produtos físicos quanto serviços, para tirar melhor proveito, analise os seguintes pontos:

  • Introdução: etapa onde o seu produto é apresentado para o público, nele você precisa fazer um esforço maior em sua produção e investimentos, estando consciente de que as vendas não serão grandes no início.
  • Crescimento: ao realizar as primeiras vendas, saiba quais os pontos onde pode aprimorar e fazer um investimento maior, resolvendo as primeiras falhas e objeções de clientes, para assim, melhorar a qualidade do serviço e, consequentemente, aumentar as vendas.
  • Maturidade: fase onde muitos empreendedores esperam chegar. O momento onde seu produto já é conhecido por grande parte da população e pode contar com um retorno financeiro.
  • Declínio: Em algum momento a mercadoria se tornará obsoleto, algo natural em boa parte dos negócios. Para manter o empreendimento próspero, procure formas de inovar ou aproveitar o momento das primeiras quedas para partir em uma nova área. Caso contrário, a empresa corre o risco de cair no esquecimento.

Para o empreendimento ser referência no ramo onde atua, o gestor precisa buscar as ferramentas adequadas para o seu negócio. Por esse motivo, procure analisar quais problemas estão ocorrendo com frequência, antes de buscar uma solução de fato.

Tendo ideia em quais setores necessitam de ajustes, o empreendedor deve procurar pelas opções disponíveis no mercado e então, capacitar a sua equipe para as mudanças nas atividades.

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