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Afinal, quando comprar novos computadores para a empresa?

Tecnologia

- 20/12/2017

Em empresas de todos os portes, ou até mesmo no ambiente doméstico, é comum a utilização de computadores para facilitar as rotinas e melhorar a execução de tarefas, economizando tempo. Por isso, você dificilmente vai encontrar uma empresa que não utilize essa máquina para otimizar seus processos.

Para atender à demanda e às necessidades dos usuários cada dia mais exigentes, os desempenhos dos equipamentos cresceram absurdamente nos últimos anos.

As empresas tornaram-se cada vez mais dependentes dos computadores. Assim, há a necessidade de escolher o melhor momento para trocar os equipamentos ou continuar convivendo com máquinas lentas ou obsoletas.

Seus funcionários têm reclamado do desempenho das máquinas? Você sabe quando optar por atualizar e comprar novos computadores para a empresa? Neste post, listamos algumas dicas para você considerar se é o momento ideal para escolher novos equipamentos para sua empresa. Acompanhe.

Qual é a necessidade da empresa?

Estudos realizados pela ASRock mostram que o desempenho das memórias dos computadores cresceu 103% entre os anos de 2010 e 2015. O que mais impressiona é a evolução da performance gráfica, cujo avanço chega a 1947% se analisado o mesmo período.

Diante desse cenário, é comum que as empresas optem por comprar equipamentos padronizados e vendidos em linha, mesmo sem considerarem a necessidade das tarefas realizadas. Mas não faz sentido utilizar uma única solução para todos os usuários. Por isso, se faz necessário entender que o melhor computador é aquele que atende às necessidades do departamento, de acordo com as suas demandas.

Da mesma forma, é preciso fazer o mapeamento dos colaboradores que trabalham rotineiramente apenas com desenvolvimento de arquivos em texto, envio e recebimento de e-mails, entre outras tarefas simples, uma vez que, nesse caso, não é necessário um computador potente.

Existem empresas cuja rotina pode exigir processos automatizados, edição de imagens e vídeos, modelagem 3D, animação, realidade virtual (VR) etc. Desse modo, os computadores convencionais podem não ser a única solução possível para todos os casos.

A produtividade de engenheiros, analistas financeiros, designers, desenvolvedores e outros profissionais que executam processos mais complexos é altamente dependente de suas ferramentas de trabalho. Ou seja, é fundamental que contem com equipamentos que não limitem a sua capacidade de criação, e otimizem da carga de trabalho, além de potencializar as habilidades da equipe.

Para isso, ter uma visão geral de todas as necessidades da empresa permite viabilizar o correto dimensionamento dos profissionais que realmente precisam de computadores mais robustos e daqueles que não têm a mesma necessidade.

O que analisar antes de comprar novos computadores para a empresa?

Parece óbvio, mas as empresas não costumam fazer uma análise apurada antes de adquirirem novos equipamentos, deixando de verificar se as novas aquisições estão alinhadas aos perfis e necessidades de seus funcionários. No entanto, no planejamento da implementação da atualização dos equipamentos, alguns questionamentos devem ser levantados, tais como:

  • o equipamento utilizado atualmente é adequado para a realização dos trabalhos de cada departamento?
  • a rotina da equipe é constantemente atrapalhada pelo desempenho dos computadores?
  • é possível melhorar o rendimento da sua equipe?
  • a empresa dispõe de orçamento necessário para atualizar os equipamentos?
  • tenho o mapeamento de todos os equipamentos da organização?
  • quais atividades estratégicas da empresa podem ser automatizadas?

A partir de todas as análises acima, o que realmente é um fator limitante para a sua compra é o orçamento disponível. Por isso, é importante estabelecer um teto para o investimento a ser feito com a compra. Essa definição é essencial para que você respeite um limite preestabelecido, para evitar que seja gasto mais do que o necessário.

Outras análises também são importantes nesse sentido, como o retorno que a otimização do trabalho pode ocasionar. Adicionalmente, é preciso identificar se a empresa está comprometendo uma parte do orçamento com a manutenção dos equipamentos atuais, uma vez que manter os equipamentos durante muitos anos pode gerar mais despesas do que realizar a troca dos computadores.

Como fazer a análise dos equipamentos?

Desde que os computadores passaram a fazer parte da rotina das organizações, foram se tornando cada vez mais fundamentais para garantir a eficiência dos processos. Ainda assim, quando as empresas deixam de fazer a troca no momento em que os equipamentos se tornam obsoletos, esse fator pode comprometer a eficiência da sua equipe.

É o que acontece, por exemplo, quando os colaboradores perdem muito tempo aguardando o processo de inicialização de uma máquina que demora para ser ligada ou tendo que realizar cálculos e tarefas complexas em computadores que travam com frequência ou eventualmente apresentam falhas que resultam na perda de todo o trabalho feito.

Tendo isso em vista, de posse do levantamento das necessidades da empresa, o próximo passo é a definição da configuração ideal para cada departamento da empresa de acordo com as suas necessidades. Aqui, é preciso se perguntar:

  • o computador pode ser computador convencional ou ele precisa ter alta aperformance?
  • os equipamentos precisam de softwares pesados ou a função principal será a de editar arquivos de texto, e-mail e fazer uso da internet?
  • quais equipamentos podem ter seus componentes atualizados?
  • a máquina precisa suportar ambientes inseguros?
  • os equipamentos precisam de manutenções preventivas ou somente quando apresentam instabilidades?
  • quais os setores não têm impacto por ficarem alguns dias com equipamentos que estão apresentando falhas?
  • a sua utilização dependerá de expansão para aumentar a vida útil?

Como um bom planejamento ajuda a decidir o melhor momento?

Para acertar na decisão a ser tomada, não se limite a pensar nas necessidades da organização em longo prazo, pois os equipamentos convencionais possuem um ciclo de vida de três anos.

Procure estabelecer um planejamento estratégico para a empresa. Dessa forma, você terá facilitada a tomada de decisão quanto ao momento ideal para investir na substituição ou manutenção dos computadores atuais.

Baseada em dados confiáveis, a organização não correrá o risco de comprometer o orçamento previsto para outras finalidades, decidindo pela otimização dos melhores recursos para o dia a dia de sua equipe. Além dos fatores já citados, há outros elementos a serem considerados, como:

  • o sistema operacional utilizado;
  • os softwares;
  • os requisitos de segurança; e
  • o espaço que o equipamento ocupará.

Obter uma visão geral pode fazer toda a diferença na decisão de comprar novos computadores para a empresa, portanto, o desenvolvimento de um bom planejamento para reduzir os impactos com todos os envolvidos é crucial.

Vale ressaltar que esse planejamento pode ser feito por meio do desenvolvimento de um cronograma que avalie todos os envolvidos, os custos dos equipamentos e a possibilidade de escalonamento das substituições nos setores mais críticos da companhia.

Embora o custo envolvido com novos computadores possa representar um gasto a mais para a empresa, se faz necessário analisar os benefícios diretos e indiretos que a troca pode proporcionar no sentido de gerar melhores os resultados para a organização.

Gostou do post? Confira então nossas dicas sobre como você pode reduzir os custos de sua empresa com o uso da tecnologia!

 

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