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Veja como reduzir custos na sua empresa com o uso da tecnologia

Tecnologia

- 22/01/2018

Em momentos de crise, as empresas estão repensando e buscando as melhores formas para diminuir seus custos operacionais. Existem outras alternativas viáveis para reduzir custos na empresa que não seja, necessariamente, corte de pessoal. Bem como se manter competitiva no mercado em que atuam, sem abrir mão da qualidade.

Dispor de ferramentas mais ágeis e que permitam automatizar processos simples, propicia que os colaboradores façam mais trabalho com menos tempo. Para isso, a empresa pode encarar a atualização dos equipamentos e ferramentas como investimento e não como gasto. O retorno pode ser considerável ao adotar estratégias simples.

Neste post, listamos algumas opções de como tirar proveito da tecnologia para agregar valor ao seu negócio e reduzir custos na sua empresa de um jeito mais sensato. Acompanhe!

Substituição ou melhoria de serviços subutilizados

Antes de qualquer coisa, se faz necessário mapear todos os serviços contratados pela empresa, além de listar quais as necessidades de manter cada um.

A partir do levantamento da situação atual, pode-se identificar algum serviço que não esteja sendo plenamente utilizado. Assim, é possível verificar a possibilidade de descontinuidade do serviço que não esteja dando retorno para a organização.

Igualmente, grandes empresas optam por alugar computadores e impressoras por serem mais práticos para a gestão que não quer fazer esse tipo de gerenciamento.

Neste momento mais delicado, pode ser reavaliado qual é o custo-benefício de manter o aluguel dessas máquinas ou se é válido adquirir equipamentos novos e permanecer com a mesma equipe, mesmo que reduzida, com um pequeno estoque de peças para trocar quando necessário.

Devido à evolução, existem no mercado algumas opções de computadores mais robustos, construídos com peças melhores e que evitam o superaquecimento da máquina. Assim, podem ser uma boa opção a longo prazo, pois os custos envolvidos com manutenções corretivas têm chance de ser até inexistentes, garantindo vida útil superior às máquinas tradicionais.

Manutenções preventivas periódicas

Não é muito comum entre as empresas a realização de manutenções preventivas de seus equipamentos. Normalmente, este passo é negligenciado e só atuam quando há parada total da máquina.

Ao realizar manutenções preventivas de forma periódica, os problemas são minimizados, evitando que falhas mais graves aconteçam, como parar totalmente e deixar o usuário “na mão”.

Pode parecer que não é importante, mas quando o equipamento chega ao ponto de parar, custos indiretos e imprevistos podem ser gerados e não são mensurados.

Pode haver desperdício de tempo do profissional que atua com aquela máquina ou o custo da manutenção corretiva consegue ser maior que manter a rotina de manutenções preventiva nos computadores, deixando-os sempre em plenas condições de uso.

Comunicação por meios digitais

Outra forma de reduzir substancialmente os custos é através das diversas opções de comunicação. Sabemos da importância de manter a equipe sempre alinhada quando o assunto é fluxo de informações.

Manter o pessoal informado de tudo que acontece com a empresa pode causar danos irreversíveis em projetos importantes ou mesmo no dia a dia da companhia. Assim, a redução do custo não pode influenciar na qualidade.

Existem ferramentas que possibilitam a troca de mensagens internas sem precisar utilizar telefone ou e-mail. Além disso, já imaginou implantar uma rede social interna?

As redes sociais estão incorporadas no cotidiano das pessoas e a troca de informações através deste meio pode ser ilimitada. Assim, armazenar os históricos dos projetos desenvolvidos, comunicação entre todas as áreas da empresa e compartilhar conhecimento entre colaboradores de formações diferentes, por exemplo, são alguns dos benefícios.

Um recurso que consome grandes custos, sem que as pessoas percebam, são os serviços de e-mail. Armazenar e trocar o grande fluxo de informações é dispendioso para a empresa. O uso consciente desta ferramenta pode economizar na redução de utilização dos servidores e backup corporativos.

Otimização de tempo para reduzir custos na empresa

Como mencionado no início deste post, o primeiro passo que as empresas tomam quando querem reduzir os custos é diminuir o quadro de pessoal, normalmente.

Para evitar esse tipo de coisa, por que não buscar otimização dos recursos disponíveis e melhorar a distribuição das tarefas? Desse modo, os gestores podem nivelar os objetivos da companhia ao fluxo de trabalho através dessas ferramentas.

Não é somente com a motivação da equipe que pode-se otimizar o trabalho dos colaboradores, é preciso que o gestor coordene e direcione corretamente os caminhos para orientar qual rumo seguir.

Por consequência, as atividades realizadas podem ser elencadas por ordem de importância e adequação às habilidades e disponibilidade dos recursos da empresa. Assim, o resultado pode elevar o nível de produtividade das atividades e, consequentemente, a redução dos custos.

Sob o mesmo ponto de vista, investir em ferramentas que suportem os trabalhos dos colaboradores mais potentes seria outra opção pertinente. Você já parou para observar quanto tempo sua equipe desperdiça aguardando o computador ligar, retornar após travamento ou enviando documentos para a impressora? Isso sem mencionar que outras tarefas mais críticas poderiam ser otimizadas.

Automação de processos de gestão

A automação de processos permite que todos os recursos da organização sejam melhor geridos, evitando desperdícios de tempo, custo e materiais.

Fazer o investimento em ferramentas que permitam acompanhar a realização de atividades cotidianas, ajudam as organizações na identificação de quais tarefas podem ser desnecessárias ou otimizadas com ajuste de recursos direcionados.

Como resultado, quando atividades simples e repetitivas são automatizadas, diminui-se o risco de erros humanos e possibilita que o profissional seja remanejado para setores que possam desenvolver seu talento.

Redução de arquivamento de dados

Com a preocupação permanente de guardar documentos, acabamos mantendo tudo e, consequentemente, o que não é relevante. Isso ocupa espaço e gera custos de arquivamento. A empresa pode buscar algumas alternativas, como:

  • investir em digitalização dos documentos;
  • incentivar o armazenamento consciente de arquivos;
  • implantação da gestão de arquivos na rotina dos colaboradores;
  • evitar armazenar arquivos em duplicidade;
  • contratação de empresa especializada em arquivamento; e
  • ​​avaliar a possibilidade de contratar empresa de assinatura digital.

Por outro lado, a análise dos cortes de custos devem ser conscientes, pois não investir em servidor que suporte a redundância de dados e backup pode ser um péssimo negócio a longo prazo.

Se o processo de otimizar os gastos envolvidos para guardar todas as informações (dados operacionais, gerenciais e estratégicos) da sua empresa for ineficiente, possivelmente, pode colocar em risco até mesmo o futuro da organização.

Enfim, os gestores podem identificar pontos críticos para otimizar seus processos e, consequentemente, reduzir custos na empresa.

A mudança de comportamento aliada às tecnologias — que estão, a cada dia, buscando facilitar a rotina das empresas — podem ser o diferencial para obter resultados satisfatórios.

À primeira vista imagina-se que introduzir novas ferramentas pode onerar os custos, com implantação, contratação e serviços. Porém, pode-se melhorar a performance com a otimização dos seus recursos, pessoal ou material, envolvidos.

Para isso, basta analisar previamente a estratégia da organização e planejar a curto, médio e longo prazo.

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