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7 dicas de como otimizar processos e aumentar a produtividade na sua empresa

Tecnologia

- 19/03/2018

Aumentar a produtividade é uma necessidade comum a qualquer empresa. O desempenho aprimorado resulta em ganhos competitivos e maior lucratividade. Fazer mais utilizando os mesmos recursos, ou até menos, é o segredo da eficiência. Mas para alcançá-la, é fundamental saber como otimizar processos.

O primeiro passo é mensurar processos para, então, colocar em prática estratégias de melhoria. Neste artigo, você vai aprender a utilizar métricas de produtividade e a importância de:

  • definir metas;
  • automatizar processos;
  • investir em tecnologia;
  • flexibilizar a execução de tarefas;
  • reduzir o número de e-mails e reuniões;
  • capacitar equipes; e
  • usar computação em nuvem.

Qual é a capacidade produtiva da sua empresa?

Existem muitas maneiras de avaliar o desempenho de uma empresa. Por isso é importante saber exatamente o que se pretende verificar, para definir como otimizar processos e identificar qual é a capacidade produtiva atual da sua empresa.

Essa verificação pode ser feita por meio de Key Performance Indicators (KPIs). Os Indicadores-chave de Desempenho são métricas que devem ser estabelecidas conforme as necessidades da empresa. Veja como aplicá-las:

1. Produtividade por colaborador

Determina a contribuição de cada trabalhador na geração de faturamento da empresa.

Produtividade = receita – custo da folha de pagamento / número de colaboradores

2. Produtividade por hora trabalhada

Verifica quanto (em R$) sua empresa produz por hora.

Produtividade = faturamento / número de horas trabalhadas

3. Lucro

É o quanto da receita (faturamento) obtida se transforma em lucro líquido.

Lucro = receita – (despesas fixas + despesas variáveis)

Observe que a redução de custos tende a elevar o lucro. Entretanto, vale o alerta: cortes de gastos precisam ser feitos de forma estratégica para não prejudicar as operações da empresa.

4. Lucratividade

Indica o percentual da receita que é convertido em lucro líquido. Uma lucratividade de 50%, portanto, corresponde a dizer que metade do faturamento é transformado em lucro.

Lucratividade = lucro / receita x 100

5. Retorno sobre Investimento (ROI)

Todo investimento feito na sua empresa precisa gerar um resultado. Para fazer essa análise, é possível usar um indicador já consagrado, o Return On Investiment (ROI) — Retorno sobre Investimento. Veja como calculá-lo:

ROI = receita – custo / custo x 100

Considere, como exemplo, uma empresa que adquiriu uma workstation por R$ 15 mil. Com ganhos de produtividade, seu faturamento subiu de R$ 100 mil para R$ 150 mil. Nesse caso, o cálculo seria o seguinte:

ROI = 50.000 – 15.000 / 15.000 x 100

ROI = 233,33 %

Como otimizar processos para aumentar a produtividade?

Como você viu, é fundamental ter uma noção clara de como está o desempenho da sua empresa para só então definir como otimizar processos para aumentar a produtividade. A partir daí, é possível definir as estratégias que serão adotadas. Confira nossas dicas:

1. Estabeleça metas eficientes

Elabore metas de ganho de produtividade que sejam possíveis de concretizar e que estejam amparadas por uma base métrica consistente. Isso também será importante para controlar processos.

Se sua empresa tem o propósito de elevar a produtividade precisa acompanhar os resultados para verificar se, realmente, está sendo bem-sucedida. Para isso, os KPIs são fundamentais, pois vão indicar exatamente como estava o desempenho antes e depois das mudanças.

2. Aprimore e automatize processos

Um dos mecanismos mais eficazes para aumentar a produtividade de uma empresa é a automatização de processos. Softwares, sistemas e ferramentas tecnológicas podem encurtar etapas, agilizar as tarefas, evitar erros e retrabalho, além de tirar colaboradores de atividades meramente operacionais. Dessa forma, você aloca pessoal para o que realmente importa, como apoio estratégico.

Um exemplo do quanto é importante automatizar processos está na quantidade de obrigações acessórias cumpridas pelas empresas brasileiras. De acordo com o levantamento Doing Business, do Banco Mundial, o Brasil é o país em que as organizações gastam mais tempo para atender às exigências tributárias.

São quase 2.000 horas por ano dedicadas a tarefas burocráticas. Vale lembrar que essa é uma média. Ou seja, existem empresas que gastam mais ou menos tempo com o cumprimento de obrigações acessórias. Não tenha dúvida que as mais eficientes usam sistemas de gestão informatizados, como Enterprise Resource Planning (ERP)  e Customer Relationship Management (CRM).

Para empresas que já possuem ferramentas tecnológicas, o ponto central talvez seja verificar se é possível deixar os computadores mais rápidos, bastando apenas uma manutenção simples e barata.

3. Invista em tecnologia

A tecnologia pode contribuir substancialmente para ganhos de produtividade. Imagine quanto tempo é gasto com arquivamento, busca e controle de documentos físicos. Você já pensou em quanto trabalho é possível poupar investindo na digitalização de documentos?

Existem soluções de arquivamento e compartilhamento de documentos via Internet que permitem a localização rápida de qualquer informação. Outro ponto a favor está no fato de que ao reunir informações em ambiente digital é possível analisar dados relativos à gestão, às operações ou aos clientes.

Informatizar e digitalizar informações, arquivos e documentos permite à empresa identificar lacunas a serem corrigidas e oportunidades de negócio que podem ser aproveitadas. Atente, ainda, para a necessidade de comprar novos computadores e equipamentos, cujas versões mais atualizadas oferecem um desempenho superior.

4. Flexibilize a execução das tarefas

O trabalho remoto (home office) ou mesmo a carga horária diferenciada podem ter um impacto positivo sobre a produtividade dos seus colaboradores. O menor tempo e desgaste no deslocamento de casa para o trabalho, por exemplo, beneficia o desempenho profissional.

Um estudo Universidade de Stanford comprova essa tese. Com objetivo de verificar as vantagens do home office, os pesquisadores da universidade estudaram o caso de uma empresa chinesa de telemarketing que separou uma parte de sua equipe para desempenhar suas funções de casa durante quatro dias na semana. Os demais mantiveram a rotina tradicional.

Resultado: colaboradores que trabalharam remotamente tiveram uma produtividade 13% superior à dos demais funcionários. É claro que cada caso é um caso, mas esse é um aspecto a ser considerado.

Para colocar em prática esse tipo de medida é necessário adotar sistemas de comunicação remota e utilizar equipamentos adequados, como workstations, para a realização de tarefas via sistemas específicos e com capacidade de processamento compatível com as necessidades da empresa.

5. Reduza a quantidade de e-mails e reuniões

Cada vez mais empresas têm se preocupado com horas excessivas dedicadas a reuniões que, muitas vezes, não trazem resultado prático. Quanto mais frequentes e longos esses encontros, menor é a produtividade. Isso porque nem sempre estão claros os propósitos da reunião e a contribuição de cada um dos participantes. Aí fica difícil, mesmo que o efeito seja positivo.

O mesmo vale para e-mails que são disparados para um grande número de pessoas. Não raro, boa parte dos receptores dessas mensagens estão na lista sem que haja necessidade. E, assim, as caixas de e-mails vão lotando e ocupando um tempo que poderia ser melhor utilizado.

Por isso, fique atento: antes de realizar uma reunião, repasse o motivo do encontro aos participantes para que eles possam chegar já preparados para contribuir e otimizar o tempo. Reveja, também, a prática de envio dos e-mails. Será que todo mundo precisa mesmo receber todas as mensagens?

6. Capacite sua equipe

Equipe capacitada e bem treinada tem menos problema com retrabalho, executa as atividades de forma mais assertiva e gera melhores resultados. Investir na qualificação é fundamental para aumentar a produtividade. Mas, atenção: defina estratégias. Não adianta nada treinar por treinar, ou seja, comprometer horas de trabalho com capacitação que terá pouco efeito prático.

7. Utilize computação em nuvem

Serviços de hospedagem e gestão na nuvem geram retorno imediato. Como você viu, a digitalização e automação dos processos é muito importante para melhorar o desempenho das suas operações. Com um suporte de computação em nuvem isso fica ainda mais evidente.

Esse mecanismo permite integrar processos e informações. Além disso, torna possível acessar sistemas e analisar dados de qualquer lugar, viabilizando controles de gestão e, até mesmo, a prática de home office.

Agora que você já sabe como otimizar processos, que tal aplicar essas mudanças?

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